Adjointe(e) à la direction générale et aux greffes
- L’adjoint(e) à la direction générale et aux greffes relèvera du directeur général et greffier-trésorier. La personne sera responsable de fournir un soutien administratif au directeur général et greffier-trésorier, à l’équipe de direction et aux autres employés de la MRC. La majorité de ses tâches seront effectuées par le biais d’un ordinateur et d’outils informatiques. Le poste se découpe en quatre catégories de tâches : le greffe, l’adjointe à la direction, les ventes pour taxes et la réception. Le ou la titulaire assumera les tâches suivantes:
- Le suivi, l’adaptation et l’application des lois et règlements régissant l’administration de la MRC ;
- Tenir à jour le livre des délibérations et des règlements ainsi que l’index des résolutions et règlements ;
- Mise à jour des différents livres de lois régissant les services de la MRC ;
- La rédaction, la correction et la mise en forme de documents professionnels tels que des rapports, des présentations et des lettres ;
- L’appui à des dossiers par le biais de recherches ou d’analyses ;
- La préparation et le suivi des séances et des ateliers de travail du conseil ainsi que la rédaction de leurs procès-verbaux ;
- L’avancement de dossiers lors de l’absence du directeur général ;
- La responsabilité des ventes pour défaut de paiement de taxes ;
- La responsabilité de divers programmes administratifs ;
- La collaboration avec la responsable des communications à optimiser la réputation de l’organisation ;
- Le maintien et le développement des relations avec les partenaires ;
- L’organisation et la planification de rencontres, de réservations et la gestion d’agenda ;
- La réception physique et téléphonique de la MRC ;
- Le soutien administratif général à divers dossiers.
EXIGENCES
- Détenir un diplôme de niveau collégial (DEC) en techniques juridiques ;
- Excellentes aptitudes de rédactions ;
- Maîtriser les outils informatiques de la Suite Office [Word, Excel, Outlook, etc.] ;
- Connaissance des outils informatiques et de communication pertinente à la fonction ;
- Maîtriser la langue française écrite et parlée.
ATOUTS
- Détenir tout autre diplôme pouvant contribuer à l’obtention de connaissances ou compétences en lien avec le poste ;
- Connaissance des lois municipales ;
- Expérience en secrétariat.
Le poste nécessite une personne organisée, capable de travailler de manière indépendante et de gérer plusieurs tâches simultanément. Le ou la candidate idéale doit posséder de bonnes compétences en communication, être attentive aux détails, et avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique courants. Le ou la secrétaire de direction doit être capable de travailler de manière autonome et de prendre des décisions éclairées. Il ou elle doit également être capable de gérer les priorités et les délais pour s’assurer que les tâches sont terminées en temps voulu. La personne recherchée fait preuve de jugement et se démarque par son aptitude à travailler dans une équipe multidisciplinaire. Elle est habile pour communiquer ses idées. Elle développe et maintien des relations efficaces avec les diverses parties prenantes internes et externes. Elle a le sens de l’organisation et des priorités ainsi qu’un esprit d’initiative. Elle est en mesure de mener plusieurs dossiers à la fois et de travailler efficacement sous pression avec des échéanciers serrés. Elle est capable de s’adapter aux demandes impliquant des changements. Soucieuse du détail, elle sait faire preuve de rigueur et d’autonomie dans l’exécution de ses tâches.
- Vacances rémunérées à l’entrée disponible dès la première année avec reconnaissance de l’expérience et de la formation;
- 13 jours fériés par année;
- 11 congés de maladie/flottant par année (rémunérés en fin d’année si non utilisés);
- Avantages pour responsabilités familiales et parentales;
- Bureaux fermés durant la période des fêtes;
- REER collectif compétitif;
- Horaire variable;
- Politique de télétravail hybride;
- Assurances collectives.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées à cette fonction doivent faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation motivant leur candidature AU PLUS TARD LE 22 novembre 2024 à 16h30.
Prière de faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de présentation, en intitulant votre document Candidature-Adjointe à la Direction, à l’attention de monsieur Olivier Poulin Simard.
Courriel: olivier.poulin-simard@hsfqc.ca
Remerciant tous les postulants, seules les personnes retenues seront convoquées en entrevue.